Nichée au bord de plusieurs corridors routiers, Johnstown, au Colorado, est une municipalité en croissance rapide. Avec une population passée de 12 000 à près de 20 000 habitants en quelques années seulement, la commune se situe au carrefour du patrimoine agricole et de l’expansion urbaine. Connue pour son charme de petite ville et son emplacement stratégique, Johnstown est devenue une communauté évoluant avec son temps.
Lors d’une récente entrevue, nous avons eu l’occasion de parler avec Hannah Hill, la greffière municipale de Johnstown, des défis et des opportunités qui accompagnent la croissance de la ville. Avec plus d’un an et demi d’expérience dans son rôle, Hannah explique comment ils préservent l’atmosphère de leur petite ville tout en essayant d’introduire la technologie dans sa communauté.
Rationaliser le processus de renouvellement des licences commerciales
Comme dans la plupart des villes, le processus de renouvellement des licences commerciales de Johnstown était manuel. Pour chacune de leurs 500+ licences commerciales, Hannah imprimait et envoyait par courrier un renouvellement de licence papier à chaque entreprise. L’entreprise le remplirait ensuite et le renverrait.
« L’une des choses que j’ai remarquées et qui était très difficile à gérer était que les gens recevaient le formulaire, le signaient et l’envoyaient simplement, mais ne mettaient pas nécessairement à jour leurs informations ni ne complétaient les informations manquantes dont nous avions besoin. «
Hannah Hill, greffière de la ville de Johnstown, Colorado
Elle saisissait ensuite manuellement ces données dans leur logiciel, imprimait une nouvelle licence et la leur renvoyait par courrier. L’étape de traitement pour chaque renouvellement prenait entre 5 et 8 minutes. Pour 500 renouvellements, cela représente plus de 40 heures de travail, rien que pour la dernière étape du processus de renouvellement de la licence commerciale.
Bien entendu, pour entretenir des relations avec ses propriétaires d’entreprise à long terme, Hannah continue d’imprimer quelques dizaines de licences chaque année. Cependant, elle partage que de nombreux autres propriétaires d’entreprise préfèrent cette méthode rapide.
« Les grandes entreprises apprécient cela car elles les reçoivent instantanément et peuvent ensuite les envoyer à l’emplacement physique réel qui doit les publier. »
Hannah Hill, greffière de la ville de Johnstown, Colorado
En passant à la communication par courrier électronique pour le renouvellement des licences commerciales, les entreprises reçoivent leurs licences instantanément. Et Hannah a gagné un temps incroyable : elle a pu réduire l’étape de traitement de chaque renouvellement à 1 minute par entreprise, libérant ainsi plus de 30 heures.
Conseils pour entreprendre le changement
Hannah reconnaît que pour les commis et les administrateurs des petites municipalités, la perspective de passer à un nouveau logiciel peut être intimidante, surtout compte tenu des contraintes budgétaires. Cependant, Hannah insiste sur la nécessité de trouver le « pourquoi » du changement.
« Pourquoi est-ce que ça me fait gagner du temps. Il comporte moins d’erreurs et est bien plus transparent pour nos clients, qui sont nos activités. »
Hannah Hill, greffière de la ville de Johnstown, Colorado
Johnstown a également adopté une approche proactive auprès de son milieu des affaires pour communiquer le changement suffisamment à l’avance. En utilisant des cartes postales physiques, des e-mails, des publications sur les réseaux sociaux et des newsletters, les entreprises ont été informées et préparées à la transition. De plus, Bludot a fourni vidéos explicatives et autres ressources pour créer un processus d’intégration fluide et un guide visuel à travers la nouvelle application.
En trouvant une solution qui lui faisait gagner du temps et simplifiait un processus pour les entreprises, Hannah a trouvé une solution gagnant-gagnant dans cette technologie. Bludot a aidé Hannah à créer un processus qui sert sa communauté en croissance rapide tout en conservant l’atmosphère d’une petite ville. Et avons-nous mentionné qu’elle disait que tout était facile ?
« C’est tellement simple maintenant. J’aurais aimé que tout soit aussi simple.
Hannah Hill, greffière de la ville de Johnstown, Colorado
En tirant parti de solutions innovantes comme Bludot, les communautés peuvent suivre le rythme du développement et améliorer l’efficacité globale et l’expérience des administrateurs et des entreprises. Alors que les outils disponibles pour la gestion municipale continuent d’évoluer, Johnstown témoigne de l’impact positif que la technologie peut avoir sur les communautés locales.
Si vous êtes prêt à découvrir comment votre communauté peut tirer parti de la technologie et créer des processus plus fluides pour les entreprises et l’administration, planifier un appel avec Bludot aujourd’hui
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